社區管理委員會(簡稱管委會)難免會遇到所有權人、住戶或法律上利害關係之人來申請調閱社區管理文件或監視影像,其實在內政部所訂定的「公寓大廈規約範本」中有針對社區文件管理與調閱申請流程提供相關的建議規範與表單,可供作社區訂定相關管理辦法之參考。以下就該範本摘要重點:

 

公寓大廈文件之保管及閱覽管理規定

一、文件保管相關法令及規定

(一)公寓大廈管理條例第三十六條第八款、第五十七條

1.規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設施、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及消防安全設備檢修之申報文件、印鑑及有關文件之保管。

2.起造人應將公寓大廈共用部分、約定共用部分與其附屬設施設備;設施設備使用維護手冊及廠商資料、使用執照謄本、竣工圖說、水電、機械設施、消防及管線圖說,於管理委員會成立或管理負責人推選或指定後七日內會同政府主管機關、公寓大廈管理委員會或管理負責人現場針對水電、機械設施、消防設施及各類管線進行檢測,確認其功能正常無誤後,移交之。

(二)公寓大廈管理條例施行細則第十條

公寓大廈管理條例第二十六條第一項第四款、第三十五條及第三十六條第八款所稱會計憑證,指證明會計事項之原始憑證;會計帳簿,指日記帳及總分類帳;財務報表,指公共基金之現金收支表及管理維護費之現金收支表及財產目錄、費用及應收未收款明細。

(三)區分所有權人會議決議之規定。

(四)管理委員會依授權決議之規定。

 

二、利害關係人閱覽或影印之請求

(一)相關法令及規定:

公寓大廈管理條例第三十五條

利害關係人於必要時,得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及區分所有權人會議紀錄,管理負責人或管理委員會不得拒絕。

(利害關係人:係指公寓大廈之區分所有權人及住戶,或有法律上利害關係之人。)

(二)文件調閱流程:

社區調閱文件流程  

(三)注意事項:

1.申請人閱覽或影印文件,應於管理委員會指定時間、處所為之。

2.閱覽或影印文件時,應出示身分證明文件及申請准駁通知書。申請人身分證明文件,於確認身分後歸還。

3.申請人閱覽或影印,應保持文件資料之完整,並不得有下列行為:
(1)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(2)拆散已裝訂完成之檔案。
(3)以其他方法破壞文件或變更文件內容。

4.申請閱覽或影印之文件涉及個人資料時或資料安全,管理委員會得僅提供對其權利或利益有影響之部分供閱覽或影印,或部分內容得予遮掩處理。

5.申請人不得將閱覽或影印之文件攜離指定處所。影印作業得由本公寓大廈管理作業單位人員執行。

6.申請人閱覽或影印完畢及繳費後,應於原申請表簽章以確認完成申請文件之閱覽或影印。

7.申請人未依前揭規定辦理者,本公寓大廈管理作業單位得不予提供文件之閱覽或影印。

 

【文件閱覽/影印申請表】

文件閱覽影印申請表

【文件閱覽/影印申請准駁通知書】

文件閱覽影印申請准駁通知書

【文件影印複製收費標準參考表】

文件影印複製收費標準參考表  

資料來源:內政部營建署公寓大廈規約範本公告 (檔案下載)

 

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