崎玉的記事本

版主曾任自家社區管理委員，為瞭解社區歷史，便去瀏覽社區電腦。一看之下，卻感到頭昏腦漲，原因是多年來社區已換過多任總幹事，每位總幹事整理檔案的方式都不一樣，資料夾及各個資料檔建檔都按個人喜好與習慣。要找舊資料，只能猜猜樂，而多半還是得逐一點閱資料夾，有時看到檔名也無法馬上判斷出內容，還是要打開檔案看過才知道是什麼。

在初步瞭解社區事務後，我自己訂出的架構如下圖：

在第一層中

將每年都會用到的各類資料夾，檔名以數字編序開頭再加上內容標題，接下來再為每一屆開一個資料夾，檔名標示第幾屆與年度。

01.管理中心行政規範→存放管理委員會對工作人員(總幹事、社區秘書、保全、清潔...等)的規範或要求，例如合約附件中的罰則，或是透過Email、口頭提出的要求也可整理成電子檔。另外，還有電燈開關時間、冷氣開關規定、清潔打掃區域與時間表等，屬於社區管理人員應知道的都存放於此。

02.社區行政庶務文件表單→社區規約、各項管理辦法是必要的，須注意版本管理，若是有經過區權會議變更規約條約，最好在檔名命名上標示版本及時間，例如【社區規約_v4_20131231】，另外就是讓管理人員存放日常需用到的資料範本電子檔，如工作日誌、管理費簽收登記簿、室內裝修申請書、公設預約使用登記表、管理中心完工驗收單...等，同樣的，只要有修改內容，也需變更檔案內容與檔名，保持各空白範本檔是最新的版本。再來就是如住戶資料、車籍資料、門禁卡資料...等社區基本資料。

03.社區歷年財務→這個資料夾是用來儲存每屆區權會議都會整理年度財務報表，方便管理人員、委員、區權人調閱。建議社區應訂定一致的財務科目，如此以「年」為基準比較，便可掌握社區的各類財務收支狀況，並可作為評估未來是否增減管理費的重要參考資料。

04.委員手冊(新手上路與交接)→並不是每一位被選任為管理委員的區權人，都清楚明白社區狀況或是瞭解社區管理有哪些相關法條規定、外部資源可參考，再加上有任期限制需轉手，因此需獨立一個資料夾儲存，其中可放社區概況表、社區管理相關法條、簡單撰寫注意事項的備忘錄、公寓大廈社區經營培力手冊(財團法人崔媽媽基金會主編)...等，此外前後屆委員交接手冊也需建檔保存，內容應包括交接事務、代保管項目。

05.公設照片→社區的公設應該要有照片檔案，用以對照社區資產清冊，另外就是社區支出中有極高的佔比在於設備維護修繕與更換，因此若有相關的照片將有助於社區管理，此外不管是對外的優良社區評比簡報或是對內的區權人會議，在簡報檔(PPT)中放入照片，將有助觀眾瞭解所解說的內容。

06.公設管理與操作說明→即便社區有長期配合的各項機電維護廠商，強烈建議應該要有一份針對各項公設編寫的圖文操作說明書，避免因廠商或總幹事更換後，發生突發狀況時，因不夠瞭解而無法第一時間做簡易處理。另外，若有任何非專業人員不得操作的公設也應該註明，以免發生危險。

各屆資料夾

最後，每一屆的資料夾中，則以不同的事務逐一編序，包括行政庶務、財務、簽呈、請購單、管委會...等。簽呈可以查到社區事務，而請購單與社區支出有關，針對這兩項我另外以Excel列一個目錄清單，方便日後查詢索引。

(待續)